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文员岗位职责有哪些_文员岗位职责及内容

“文员”其实是一个大类职业的统称,一般来说,又可以分为广义文员和狭义文员。

广义的文员概念,是指用人单位主价值链条上的核心岗位以外的、主要工作是在办公室内从事文件、文字子昂管工作的人员。

比如,在一家生产制作型企业,除研发、生产、销售和客服之外,法务会被认为是法律文员,HR就是人事文员,行政就是行政文员,等等。

文员岗位职责有哪些_文员岗位职责及内容

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狭义的文员,则常常就是这个词的本意,主要从事起草、打印文件、处理基础表格、数据等相关工作的岗位。

鉴于我们大多数时候所说的文员,都是狭义的定义,接下来就具体介绍它。

具体来说,狭义的文员又可以分为3大类型:

第一种类型是重要高管的助理、秘书;

第二种类型是隶属于总经办的公文管理岗、档案管理岗等;

第三种类型是业务、技术等人数较多的部门,协助部门负责人处理一些基础性工作的部门助理。

文员岗位职责有哪些_文员岗位职责及内容

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这3类人员的主要工作内容,会有比较大的不同,我们分别来说。

高管的行政助理和秘书岗位的主要工作内容

负责高管的日程安排及提前提醒;

负责高管主导的会议的会议纪要、事后各项工作的落实进度跟进及汇报;

需要高管签字审批的文件提前做一个预审,发现有问题及疑问的地方提前与提交文件的责任人沟通、确认;

高管发言稿、演讲PPT等文书类工作的起草、制作及设计等。

文员岗位职责有哪些_文员岗位职责及内容

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隶属总经办的公文岗、档案管理岗的主要工作内容

公文岗主要负责以公司名义发布的各类规章制度、行为规范、各类方案计划等相关文件的复核,看在格式、用词规范、语法、错别字等方面有没有错误,同时还要复核发布这项文件是否按步骤和流程规范进行了审批等;

档案管理岗则主要负责公司各重要合同、发展历程、获得证书和荣誉等的原件、照片、各类文字资料等进行分门别类的归类、存档、借阅等服务,同时负责全公司范围的档案管理办法。

文员岗位职责有哪些_文员岗位职责及内容

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部门助理的主要工作内容

负责所属部门与各职能部门的沟通和对接,比如统计和代领部门人员的各类福利、组织协助各职能部门在人力资源、法律、财务等各方面的规章制度及操作规范的宣导等;

负责部门负责人主导的业务会议的会议纪要、发送参会人员并及时跟进会议确定下来的工作是否按进度执行,并进行汇报;

部门运营相关基础数据的统计和分析;

关心和了解部门人员的工作和生活相关情况,发现问题及时跟部门负责人沟通和汇报。

文员岗位职责有哪些_文员岗位职责及内容

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文员岗位的通用招聘要求

对文员类岗位的招聘,共性要求是:基础的office办公软件应该会熟练使用;耐心细致;性格温和有亲和力,灵活性强,温柔而有力量。

在招聘方面的不同点在于:

通常来说,高管助理和秘书的综合素质要求会更高,具备一定的管理知识和技能;

而公文管理岗和档案管理岗,则还需要具备一些公文及档案管理方面的专业知识和技能。

从薪资和职业发展上来说,一般会认为文员是一个薪资偏低、职业天花板比较低的职业,比较适合追求稳定、较小的工作压力和工作强度,而对职业发展及薪酬没有太高要求的求职者。

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