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发邮件的格式是什么

在当下互联网时代,电子邮件成为连接信息主客体的重要工具,它不仅是一款办公交流的正式工具,还作为成为经济主体名片上不可或缺的通信地址,具有全球范围内的沟通影响力。

在企业中电子邮件及内部主页等的信息沟通模式使得可以以很低的成本完成个体与个体之间的沟通,如何让信息传递更准确更有效更有价值,便是商务电子邮件礼仪的重要目的和内容。掌握商务电子邮件礼仪规则,具有很大的实践意义。

(一)电子邮件这样发,信息沟通更有效

(二)具体操作要求

1.邮件的格式:

①格式要保持简单大方干净,所有字一个颜色,一样大小,一种字体。

②分段负责逻辑,缩进负责层次关系,加粗负责突出重点,

③不需要其他复杂花哨的排版。避免不同颜色、大小、字体。不要有背景图,背景音乐

2.邮件的发送:

①区分发送、抄送和密送:To 的人(收件人)是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。CC 的人(抄送人)则只是需要知道这回事,没有义务对邮件予以响应 BCC 是秘送,即收信人是不知道你发给了 BCC 的人了的。这个可能用在非常的场合。

②TO,CC 中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列。适当的规则有助于提升你的形象

③只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源。

④转发邮件要突出信息

3.邮件的回复:

①对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理,但一般不要超过 24 小时。

②附带附件。部分邮件回复时会新增接收人,为方便各方了解事件往来,在转发时须附带原邮件附件。

③及时回复。如果来不及正式回应或解决,在时间允许的情况下,可以先简单回复一下“邮件已收到,我会尽快回复你的。

④逐条回复。确保提到的问题都有对应的回复,如果有未完成的可以说明以下,随后再补充。但不要就一封邮件往返三次以上,否则邮件就变成一件没有效率的工具;

⑤自动回复。请在出差或休假不方便回复邮件时使用自动回复功能,告知对方你的情况,及应急联系人。请不要无条件采用自动回复,此类邮件无有效信息。

⑥更改标题。回复邮件请更改邮件标题,以明确本次回复主题,同时可采用简附带前序邮件正文方式,告知对方沟通情况。

⑦当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。

⑧回复不得少于 10 个字 ,显示出你的尊重。

⑨不要就同一问题多次回复讨论,如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话 沟通等其它方式进行交流后再做判断。

⑩要区分 Reply 和 Reply to All(区分单独回复和回复全体):如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了。如果你对发件人提出的要求做出结论响应,应该 replay to all,让大家都知道

4.其他注意事项:

①转发敏感或者机密信息要谨慎,不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人;

②如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息;

③不要将 RE 了几十层的邮件发给他人,让人摸不着头脑;

④对外重要文件必须经高阶主管认可签字转为 PDF 文件,或由高阶主管亲自发送;

⑤所有的电子邮件应自我多次检查后才发出。

⑥慎用首字母缩写和表情符号。一则因为收件者不一定能理解其所表示的含义, 再则它们也与这种正式文体不相符。

⑧不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件

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