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email的格式是什么,英文邮件的标准格式有哪些

每一封email往来,都是你和与收信人之间的交流。在职场中,每天邮箱都会收到各式各样的邮件,自己也难免需要发送邮件给别人,但是,当你需要发送英文邮件时,你用的单词、句式都对了吗?今天小编给大家带了如何写出专业的英文E-mail的6大原则。

email的格式是什么,英文邮件的标准格式有哪些

email的格式是什么,英文邮件的标准格式有哪些

1、亲切自然:可以用We 就不要用You

每一封email往来,都是你和与收信人之间的交流。很多人以为写商业e-mail就应该用「生意腔」,于是把本来有感情基础的e-mail写得官样。

把每次e-mail往来当成是跟对方进行了一次交谈,只不过交谈的介面是e-mail。用我/我们做主词,这样才能让email读起来热情、友善,像朋友交谈那样简单自然,亲切又人性化。

官样e-mail:Your mail has been received.

亲切e-mail:I have received your mail.

官样e-mail:Your complaint is beinglooked into.

亲切e-mail:We are looking into your complaint.

官样e-mail:You will receive your computer by next week.

亲切e-mail:We are happy to haveyour order. We shipped it by July 21.

2、一针见血:可以清楚 就不要模糊

写email最忌讳文绉绉,要打电话给人就用call,要去拜访人就说visit,不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字。

模糊字:contact

清楚字:call/write/visit

模糊字:soon

清楚字:by March 15

3、言简意赅:可以一个字就不要两个字

大部份商业人士跟你一样,每天都要阅读大量e-mail。所以e-mail一定要写得简明扼要。与主题无关或者无助于e-mail目的之内容,请毫不留情的舍弃。

冗长句:The paper jam had the effect of a destructive force onthe copy machine.

精简句:The paper jam destroyed the copy machine.

冗长句:We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.

精简句:The enclosed brochure shows further manufacture details.

4、语汇朴实:用对方看得懂的关键字

每个行业都有自己的行话,写e-mail时要确定别人懂不懂你的行话,也尽量不用华丽词藻。西方人习惯使用朴实的语言。

迂回句:We look forward to a bright and glorious future of cooperation.

朴实句:We hope to have the opportunity to work with you inthe future.

迂回句:The choice of exogenous variables in relation tomulti-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.

朴实句:Supply determines demand.

5、有技巧的表达:永远让人觉得you’re helpful

同样一件事说法不同,得到回应就不同,有技巧的说法让人乐于为你效劳。

拙劣说法:In order to complete the claim you made, simply…

漂亮说法:To complete your transaction,…

拙劣说法:We want to get our check.

漂亮说法:To keep your account in the preferred customer class,send our check for NT$200,000 today.

6、起一个专业的信件标题

许很多人没有意识到,e-mail的标题是很重要的一部分,邮件给对方的第一印象就是透过标题来完成。如果标题没有内容,看起来像群组垃圾邮件,命运就是直接进入垃圾桶。

不专业标题:How are you?

专业标题:Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports

不专业标题:Can we work together?

专业标题:Proposal: Bright Ideas Imports—ABC‘s Partnership Opportunity

商业英文email三大忌讳

忌讳1:Laid- back 随意

Case 1: “btw, need u 2 signtom. thx.”(顺便说一下,明天需要你签个名。)

写email用字太随意会造成以下印象:

1、你不够专业或者没有认真对待此次谈话;

2、你太忙,没有时间说清楚自己的要求;

3、别人不知道你到底想干什么。所有商业活动都需要认真对待,不管身处什么环境,都要花时间来进行恰当的交流。

忌讳2:!!! 充满了惊叹号

Case 2: “It was a pleasure meeting you yesterday!! Looking forward to our next encounter! Take care!”(昨天见到你很高兴!!期待下次再见!保重!)

在商业书信中,有时使用惊叹号是必要的,可以传达出热烈的情感和良好的礼仪。不过,过分使用标点符号就会适得其反了。就像上面提到的这句话一样,滥用惊叹号来表达积极情感反而会让人觉得诡异和不受欢迎。

忌讳3:Over-simplified 主旨过度简化

Case 3: Subject: Meeting(主题:开会)

email的格式是什么,英文邮件的标准格式有哪些

email的格式是什么,英文邮件的标准格式有哪些

想一下,一个职场人每天收到几封email。再想一下,有多少封email中会带有“开会”这个关键字。email中的主旨栏是一种过滤机制,让收件人可以有效地区分每封email主旨内容。千万不要在主旨栏中含糊其辞,你有责任把正文内容提纲挈领地展示在email主题栏中。

我们不仅要对自己负责,也要对工作、对每一个细节负责

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